Pytanie, na które da się odpowiedzieć w dwóch słowach to kontrowersyjny wybór jak na temat artykułu. Ponieważ jednak w niektórych z nas wciąż czai się mały odkrywca i stwierdzenie „to zależy” nie zaspokoi jego rządzy wiedzy, postaram się rozwinąć to stwierdzenie.

Zacznijmy od tego, skąd w ludziach przekonanie, że długość prezentacji mierzymy w slajdach, czyli „rekwizytach” zamiast jednostkami czasu. Nigdy nie słyszałam o tym, że zajęcia trwały 8 ćwiczeń albo film 30 scen. Być może to podejście wynika z faktu, że tak bardzo utożsamiamy prezentację z wizualizacją. Pewnie oczami wyobraźni wracamy do niekończących się wystąpień, gdzie 10 minut po czasie prelegent ubolewał, że zostało mu jeszcze 67 slajdów. Zakładamy też (całkiem słusznie zresztą), że wszystko, co znajduje się na slajdzie, powinno mieć odzwierciedlenie w wystąpieniu, a gdy w prezentacji jest więcej tekstu niż w biblii, to faktycznie 20 minut może nie wystarczyć, żeby domknąć temat.

Jak wyplewić to podejście?

Wyobraźmy sobie, że prelegent decyduje się na mrożący kawę w kubku krok – wystąpi na scenie bez slajdów. Jak wtedy określimy czas jego prelekcji? Trzymając się mocno poglądu, że nie ma głupich pytań (chyba, że pytasz, który patostreamer jest najlepszy do promocji Twojej marki), odpowiem, że w minutach. Lub godzinach, jeśli to długa prelekcja. Kiedy znikają slajdy, ludziom wraca rozum i oczywiste staje się, że prezentacja to coś więcej niż migająca grafika w tle.

Od czego więc zależy liczba slajdów na prezentacji?

Od tego, ile mamy materiału i jak chcemy go podzielić. Slajdy powinny być uzupełnieniem narracji i są z nią ściśle powiązane. Spróbujmy nieco zmodyfikować tytułowe pytanie i zastanowić się:

  1. Kiedy prezentacja ma za mało slajdów?
  2. Kiedy prezentacja ma za dużo slajdów?

KIEDY PREZENTACJA MA ZA MAŁO SLAJDÓW?

Podczas pracy z klientami (zwłaszcza korporacyjnymi) zauważam tendencję do kumulowania informacji na jak najmniejszej liczbie slajdów. Zazwyczaj rozmowa przebiega następująco:

– Dzień dobry, chcielibyśmy fajne slajdy, o tu przesyłam materiał wyjściowy.

– Dziękuję. Proponuję podzielić te szesnaście wykresów ze slajdu nr 8 na kilka osobnych slajdów, dzięki temu prezentacja będzie bardziej przejrzysta.

– Oj nie nie, bo mamy tylko 20 minut na wystąpienie.

– ALE ŻE?

Po przerobieniu kilkudziesięciu takich sytuacji doszłam do wniosków, które zarysowałam na początku artykułu – liczba slajdów zdaniem wielu osób odzwierciedla czas prezentacji. Upychamy więc na tych biednych slajdach kilka ścian tekstu, cztery zdjęcia i dwie tabele w nadziei, że dzięki temu wyrobimy się w czasie.

Co dzieje się, kiedy tak robimy?

  • u odbiorcy następuje przeciążenie poznawcze, nie może też skupić się na poszczególnych elementach slajdu
  • grafiki i liczby są nieczytelne
  • wizualnie wygląda to bardzo źle

Co się nie dzieje, kiedy tak robimy?

  • czas naszego wystąpienia się nie skraca, bo prawdopodobnie wciąż musimy te wszystkie elementy omówić.

I na tym omawianiu się skupmy. Jeśli mamy dobrze przećwiczone wystąpienie, to przez 18 minut jesteśmy w stanie przeklikać ponad sto slajdów. Dowód? Wystąpienia świetnych mówców na takich konferencjach jak I <3 MKT. Rekordzista w V edycji wyrobił się ze 142 slajdami (w tym kilkoma filmikami). Jeśli natomiast nie zmierzymy kilkukrotnie czasu wystąpienia, skończy się to prawdopodobnie Syndromem Spóźnionego Prelegenta: „Tutaj miałem jeszcze dwa wykresy do omówienia, ale czas mi się kończy, więc je pominę”.

Chcę też poruszyć kwestię tzw. „one pager’ów” w prezentacji. Ktoś wmówił ludziom, że otwieranie spotkania biznesowego slajdem, na którym pojawia się czterdzieści informacji o firmie, to dobry pomysł. Próbowałam dotrzeć do źródła tego szalonego podejścia, ale słyszałam tylko:

  • konkurencja tak robi
  • chodzi o to, że to jest wszystko w jednym miejscu teraz
  • bo to tylko krótko mówimy o tym, nie rozwodzimy się nad tym aż tak, żeby przerzucać slajdy

Być może na piśmie nie do końca wybrzmiewa absurd tych argumentów, ale chciałabym go mocno podkreślić. O ile taki przeładowany dokument do wysyłki jestem jeszcze w stanie zrozumieć (mniej stron do druku), o tyle używanie go jako pomocy w prezentowaniu na żywo jest bardzo, bardzo złe (po więcej informacji odsyłam do naszego artykułu na temat slajdów i slajdumentów!). W skrócie – skomplikowane wizualizacje jako pomoc prelegenta nigdy się nie sprawdzają.

KIEDY PREZENTACJA MA ZA DUŻO SLAJDÓW?

Przejdźmy do sytuacji, która spędza sen z powiek połowie prelegentów w Polsce – czy w prezentacji nie mam zbyt wielu slajdów?

Jest tylko jeden sposób na to, żeby szczerze odpowiedzieć sobie na to pytanie – przegadać wystąpienie. Jeśli mieścisz się w czasie, narracja jest płynna i czujesz, że masz oparcie w tym, co wyświetla się na rzutniku – cały Prezart kiwa głową z uznaniem. Jeśli to samo doświadczenie powtórzysz przy osobach trzecich, które potwierdzą Twój entuzjazm – jesteśmy w prezentacyjnym domu.

Jeżeli natomiast okaże się, że Twoje wystąpienie jest za długie, nie zaczynaj od wycinania slajdów. Popracuj nad skróceniem narracji, a w ślad za nią zniknie też niepotrzebna wizualizacja.

Jak widzisz, nie da się dopasować liczby slajdów do wystąpienia bez kilkukrotnego przećwiczenia prezentacji. Zabrzmimy teraz trochę jak nieślubne dziecko Paulo Coelho i Wisławy Szymborskiej, ale prawda jest taka, że nie ma dwóch takich samych prezentacji i nie da się określić (nawet w przybliżeniu), ile slajdów powinna mieć prezentacja. Dobra wiadomość jest taka, że zupełnie nie musisz się tym przejmować, bo wizualizacja jest tylko dopełnieniem tego, o czym mówisz.

Share:
Opublikowano: 09/08/19